パソコン指導権限以上

経費を追加・編集する

経費の追加・編集・削除方法について説明します。

活動でかかった経費や、活動報告時に登録していなかった経費をここから追加することができます。

⚠️ その月の月次報告を提出したあと（「承認待ち」「承認済」）は、経費を編集・削除できません。「︙」が押せなくなり、「提出済みのため編集不可」と表示されます。修正したい場合はワークスペースオーナーにご連絡ください。

⚠️ 経費機能をオフにしているワークスペースや、メンバー管理（限定）のご契約では、このページは開けません。

経費ページの見かた
 経費を追加する
 経費を編集する
 経費を削除する

経費ページの見かた

画面上部の「経費」をクリックすると、経費ページが開きます。

ページは「精算」「事前申請」の2つのタブに分かれています（事前申請タブは、経費の事前申請をご契約のワークスペースでのみ表示されます）。

「精算」タブでは、左上の年・月で表示する月を切り替えられます。その月の合計が並びに表示されます。

一覧の列は次のとおりです。

・報告書：その経費が載る月次報告の状態（提出前・承認待ちなど）

・発生日 / タイトル / 経費項目 / 金額(税込) / 備考 / 添付 / 操作

🔍 「添付」には、領収書が1件のときはクリップのマークが表示され、クリックすると領収書が開きます。2件以上のときは、クリップのマークに件数が添えられます。クリックすると「領収書（N件）」のダイアログが開き、添付したファイルをまとめて確認できます。「◯件目を開く」から、それぞれのファイルを別のタブで開けます。

🔍 一律交通費として自動で計上された経費（タイトルが「交通費（一律・◯◯）」の経費）は、編集できません。「︙」を開くと「編集」が押せず、「一律交通費は自動で計上されるため編集できません」と表示されます。「削除」はできます（4. 経費を削除する）。一律交通費のしくみは「一律交通費」をご覧ください。

事前申請タブ

自分が出した事前申請の一覧です。申請ごとに金額・対象月・予定日・経費科目・クラブと、状態（承認待ち・承認済み・要修正など）が表示されます。

修正依頼が来た申請には「修正依頼 ◯回目」とコメントが表示され、「修正して再申請」から出し直せます。

🐾 事前申請の詳しい手順は「経費の事前申請を申請・承認する」をご確認ください。

経費を追加する

「精算」タブの右上にある「経費追加」をクリックします。

表示されたフォームに以下の項目を入力し、「追加する」をクリックします。

・事前申請（必須）／事前申請（任意）：経費の事前申請をご契約のワークスペースでのみ、フォームの一番上に表示されます（経費科目が「交通費」のときは表示されません）

・申請する月（必須）：どの月の月次報告に載せるかを選びます。今月から過去11か月分（12か月分）が選べます。月次報告を提出済み・承認済みの月は「（提出済）」「（承認済）」と表示され、選べません

・経費発生日（必須）

・タイトル（必須）

・経費が発生した活動予定（任意）

・経費科目（必須・管理者が設定した科目から選びます）

・金額

・備考

・添付ファイル（画像 or PDF。領収書など）

🔍 事前申請を選ぶと、タイトル・経費科目・活動予定・申請する月・経費発生日が事前申請の内容で自動入力されます。事前申請を選んでいる間は、経費科目と経費発生日は変更できません。必須の経費科目では、承認済みの事前申請を選ばないと追加できません。詳しくは「経費精算に事前申請を紐づける」をご覧ください。

📎 領収書を添付する

「添付ファイル（画像 or PDF）」の「ファイルを追加」をクリックして、領収書などのファイルを選びます。1つの経費に10件まで添付できます（1件あたり3MBまで）。

一度に複数のファイルを選べます。続けて「ファイルを追加」をクリックすると、選んだファイルに追加されます。ボタンの下には「複数選べます（あと◯件）」と、あと何件添付できるかが表示されます
選んだファイルは、ファイル名の横の「取り消す」で外せます
10件を超えて選んだ場合は、「添付できるのは10件までです。超えた分は外しました。」と表示され、10件を超えた分は外れます

⚠️ 経費科目に上限額が設定されていて、それを超える金額を入力すると「経費の上限が適用されます」という確認が表示されます。そのまま進めると、支給額は上限額になります。一覧では入力した金額に打ち消し線が付き、上限額が表示されます。上限額は、「経費発生日」の時点でワークスペースが設定している額が使われます。選んだ活動予定が大会・遠征のときは「大会・遠征」の上限額、それ以外（活動予定を選ばない場合を含む）は「通常の予定」の上限額です。

🔍 タイトルや備考は、ワークスペースオーナーが内容を把握できるよう、わかりやすく記載しましょう。

🚗 交通費を自動計算して追加する

交通費の自動計算（お車・電車）のオプションを設定済みのワークスペースでは、経費科目で「交通費」を選び、「経費が発生した活動予定」を選ぶと、活動報告と同じ交通費の自動計算を使えます。活動報告を提出したあとで交通費を入れ直すときに、予定を1件ずつ開き直す必要がありません。

経費科目と活動予定を選ぶと、「自動計算」「手入力」のボタンが表示されます（最初は「自動計算」が選ばれています）。

経費追加で経費科目「交通費」と活動予定「11/5 練習 - ジュニアサッカークラブ」を選び、「自動計算」を選んだところ。下に「交通費の自動計算（お車で通勤の方）」「交通費の自動計算（電車で通勤の方）」が表示されている

自動計算：金額・備考・添付ファイル・「追加する」の代わりに、「交通費の自動計算（お車で通勤の方）」「交通費の自動計算（電車で通勤の方）」が表示されます（設定済みのオプションの分だけ）。「自動計算して経費に追加する」「鉄道経路を検索して経費に追加する」から計算すると、交通費がそのまま経費に追加されます。操作は活動報告から計算するときと同じです
手入力：これまでどおり金額などを入力して「追加する」をクリックします

🔍 自動計算は、予定日が過ぎた予定で使えます。予定日より前の予定を選ぶと「交通費の自動計算は、予定日が過ぎてからできます。今入れるときは「手入力」にしてください」と表示されます。活動予定を選ぶ前は「経費発生日と活動予定を選ぶと、活動報告と同じように交通費を自動計算できます」と表示されます。

🔍 活動予定や経費科目を選び直したとき、ダイアログを開き直したときは「自動計算」に戻ります。

🔍 この切り替えが出るのは、経費ページと月次報告の画面から開いた「経費追加」です。活動報告の画面から開いた「経費追加」には出ません（活動報告の画面には、出席のときに自動計算の欄が別にあります）。

🐾 計算のしかたは「交通費の自動計算」（お車）・「電車経路検索（交通費の自動計算）」（電車）をご参照ください。