経費を事前申請する

📋 経費事前申請とは

経費が発生する前に、内容と金額の予定を申請し、ワークスペースオーナーから事前に承認を得るための機能です。

メニュータブから「経費事前申請」（ワークスペースオーナーは「経費事前申請/承認」）をタップすると、事前申請の画面が表示されます。

⚠️ 交通費は事前申請の対象外です。

💡 事前申請が必須になるかどうかは、経費科目ごとに決まります。ワークスペースで「事前申請を必須にする」設定が有効で、かつ選んだ経費科目が事前申請の対象に設定されている場合に、承認済みの事前申請がないと精算できません。

💡 経費科目を選ぶ画面には、科目ごとに「事前申請は任意です」「承認済みの事前申請の選択が必要です」などが表示されるため、事前申請が必要な科目かどうかを確認できます。

🐾 精算時の事前申請の紐付けについては「経費を精算する」をご覧ください。

📝 事前申請を作成する

事前申請の画面（自分の申請タブ）右下にある「＋」ボタンをタップすると、事前申請フォームが表示されます。以下の項目を入力します。

・タイトル（必須）：申請内容のタイトルを入力します。

・経費科目（必須）：該当する科目を選択します。（交通費は選択できません）

⚠️ 経費科目は必須です。未選択の間は「未選択（必須）」と表示され、「申請」ボタンを押せません。

・活動予定（任意）：関連する活動予定を選択します。

・クラブ（任意）：関連するクラブを選択します。

・申請月度（必須）：経費を計上する月を選択します。月次報告がすでに提出済み・承認済みの月は選択できません。

・使用予定日（必須）：経費が発生する予定日を選択します。

・金額（税込）（必須）：見込みの金額を入力します。

・備考（任意）：補足事項があれば入力します。

入力が完了したら「申請」ボタンをタップすると、事前申請が提出されます。

💡 必須の項目（タイトル・経費科目・申請月度・使用予定日・金額）には「*」が付いています。

📊 ステータスについて

事前申請には以下のステータスがあります。

・承認待ち：提出済みで、ワークスペースオーナーの承認を待っている状態です。

・要修正：ワークスペースオーナーから修正を依頼された状態です（オーナーの画面では「再申請待ち」と表示されます）。依頼の内容がカードに表示されます。

・承認済み：ワークスペースオーナーが承認した事前申請です。経費申請に紐づけて精算できます。

・却下：ワークスペースオーナーから却下された事前申請です。却下理由を確認してください。

・取り下げ：申請者ご自身が取り下げた事前申請です。

💡 「承認待ち」と「要修正」のときは、カードをタップすると操作を選べます。「承認待ち」では「編集する」「取り下げる」、「要修正」では「修正して再申請」「取り下げる」が表示されます。それ以外のステータスでは閲覧のみとなります。

修正を依頼されたとき

ワークスペースオーナーが「修正を依頼する」を選ぶと、申請は「要修正」になり、カードに「タップして修正・再申請できます」と表示されます。「すること」タブにも修正依頼のカードが届きます。

カード（または「すること」のカード）から「修正して再申請」をタップし、依頼の内容に沿って直して「再申請」をタップすると、もう一度「承認待ち」に戻り、ワークスペースオーナーに届きます。

💡 修正依頼の内容は、再申請したあとも履歴としてカードに残ります。

🔗 経費申請に紐づける

承認済みの事前申請は、経費精算フォームの上部にある「事前申請」から選択できます。選択すると、以下の項目が自動入力されます。

・タイトル

・経費科目

・申請月度

・経費発生日（使用予定日）

・紐づく活動

💡 金額は実際に発生した金額をご自身で入力してください。

⚠️ 事前申請の金額と実際の金額が異なる場合、差額理由の入力が必須となります。

⚠️ 事前申請の申請月度の月次報告がすでに提出済み・承認済みの場合、その月度では精算できません。フォームに「事前申請の申請月度（◯年◯月度）は月次報告が提出済み（承認済み）のため、この月度では精算できません。別の申請月度を選んで精算してください。」と表示されるので、「申請月度」で別の月を選んで精算してください。

🔍 事前申請の申請月度で精算したい場合は、運営に月次報告の差し戻しを依頼し、差し戻された後に精算してください。