活動設定

✉️ 活動前のリマインダーメール

指定したタイミングで、活動前に自動で指導者にリマインダーメールを送信します。クラブを問わず、このワークスペースすべてに適用されます。

【配信タイミング】当日 / 前日

【時間】午前8時 / 午前9時 / 午前10時

🗒️ 活動前確認を活動詳細に表示する

ONにすると、活動前の確認を行うテキストボックスを活動詳細に表示して、指導者に入力してもらうことができます。

前項のリマインダーメールをONにしている場合は、設定しているタイミングから活動前確認が可能になります。

OFFの場合は、活動への参加が確定した時点から活動前確認が可能になります。

✅ 活動前確認の入力を必須にする

ONにすると、前項の設定で表示させたテキストボックスの入力を必須にすることができます。前項をONにしている場合に有効です。

🔔 活動前確認未提出者へのリマインダーメール

活動前確認を提出していない指導者に、リマインダーメールを自動送信します。

【配信時間】午後4時 / 午後5時 / 午後6時 / 送信しない

✏️ 活動報告テキストの入力を必須にする

ONにすると、活動報告時にテキスト（活動内容の記述）の入力が必須になります。OFFにすると、テキストの入力欄は任意になります。

※ 独自フォームが設定されている場合、この設定は適用されません。

🚫 活動報告を不要にする

ONにすると、活動報告の提出が不要になります。「保存」は不要で、切り替えるとすぐに反映されます。

💡 活動報告を自治体指定の外部フォームで集めている場合や、運用上、指導者からの活動報告が必要ない場合に使用します。

ONにすると、次のようになります。

・活動報告の「すること」カードが作成されなくなります

・活動詳細の活動報告セクションが表示されなくなります

・「未報告の活動報告」への導線が表示されなくなります

⚠️ 月次報告には、参加確定した開催済みの活動が、予定の開始・終了時刻で自動的に計上されます。報告の提出を省略しても、月次報告や手当の計算はこれまでどおりご利用いただけます。

※ 自動的に計上された活動は、あとから予定の時刻を変更すると、その時刻に追従します。活動が中止になった場合や、参加確定が取り消された場合は、計上からも外れます。

※ すでに指導者が提出した活動報告は、そのまま残ります（自動計上に置き換わることはありません）。

※ 活動報告セクションが非表示になっても、交通費・経費の申請はこれまでどおり活動詳細から行えます。

※ アプリでも同じように活動報告セクションが表示されなくなります。

📎 活動報告の添付ファイル（写真）を必須にする

ONにすると、出席の活動報告を提出する際に、写真などの添付ファイルの選択が必須になります。「保存」は不要で、切り替えるとすぐに反映されます。

💡 活動の様子がわかる写真を必ず提出してほしい場合に使用します。OFF（初期設定）のときは、これまでどおり添付がなくても活動報告を提出できます。

・必須になるのは出席の活動報告です。欠席の報告では添付は不要です

・添付できるのは画像・PDF・Word・Excel・PowerPointのファイルです（最大30MB）

・必須のときは、添付ファイルの欄に「必須」のバッジが表示されます。アプリでは「添付ファイル（必須）」と表示されます

⚠️ 指導者ご本人の報告に加えて、代理で提出する報告にも適用されます。

※ すでに添付がある報告を編集して提出する場合は、あらためて選択する必要はありません。

※ 独自フォームを設定している場合も、添付ファイルは必須になります（「活動報告テキストの入力を必須にする」とは異なり、独自フォームでも適用されます）。

※ 後述の「活動報告を指定URLのフォームで行う」を設定している間は、この設定は適用されません。

※ 「活動報告を不要にする」がONの間は、この設定は操作できません（活動報告そのものが不要になるため）。

※ アプリでも同じように添付が必須になります。

🐾 指導者側の見え方は「活動日の対応」、アプリは「活動日の対応（アプリ）」をご覧ください。

✅ 生徒の出欠登録がすべて完了するまで活動報告を提出できないようにする

ONにすると、対象生徒全員の出欠登録（出席／欠席）が完了するまで、指導者は活動報告を提出できなくなります。「保存」は不要で、切り替えるとすぐに反映されます。

💡 生徒の出欠の記録漏れを防ぎたい場合に使用します。OFF（初期設定）のときは、出欠を登録していなくても活動報告を提出できます。

対象になるのは、その活動のクラブに在籍している生徒（体験生を含む）です。生徒グループを指定した予定では、そのグループの生徒だけが対象になります。

・出席（遅刻・早退を含む）か欠席のどちらかが登録されていれば「登録済み」です

・保護者・生徒が出欠確認に回答していない生徒も対象に含まれます。指導者が活動詳細の「生徒の出欠登録」から直接登録できます

・休会中の生徒は対象に含まれません

⚠️ 代理で提出する活動報告も、同じように提出できなくなります。

※ 指導者本人が欠席として提出する報告は、この制限の対象外です。

※ 指導者・スタッフ限定の予定は生徒の出欠を扱わないため対象外です。対象の生徒が1人もいない活動も制限されません。

※ アプリでも同じように提出できなくなります。

🐾 指導者側の見え方は「活動日の対応」、アプリは「活動日の対応（アプリ）」をご覧ください。

🔗 活動報告を指定URLのフォームで行う

外部フォームのURLを入力して「保存」をクリックすると、活動報告の報告内容の入力欄（テキスト・独自フォーム）の代わりに「外部フォームを開いて提出する」ボタンが表示されます。

💡 活動報告を自治体指定の外部フォームで集めていて、アプリの報告と二重の入力になってしまう場合に使用します。

指導者がボタンをクリックすると、まず実施日時などの内容が活動報告として提出されて報告済みになり、そのあとで外部フォームが開きます。

⚠️ 置き換わるのは報告内容の入力欄のみです。出欠や実施時刻の報告、欠席時の欠席理由の入力は、これまでどおりアプリ内で行います。

※ URLは https:// から始まるものを入力してください。

※ URLを設定している間は、「活動報告テキストの入力を必須にする」「活動報告の添付ファイル（写真）を必須にする」は適用されません。

※ URLを空にして保存すると、いつでも通常の入力欄に戻せます。すでに提出された活動報告はそのまま残ります。

※ アプリでも同じように外部フォームで報告できます。

🐾 指導者側の操作は「活動日の対応」をご覧ください。

🔒 活動報告を非公開にするラベル

ユーザーラベルを選択すると、そのラベルを持つスタッフ・指導者の活動報告が、他の指導者に表示されなくなります。ラベルは複数選択でき、「保存」をクリックすると反映されます。

💡 コーディネーターや巡回スタッフなど、クラブの運営に関わる内容を含む報告を、一般の指導者には見せたくない場合に使用します。

非公開になった活動報告を閲覧できるのは、次の2者だけです。

・活動報告を提出したご本人

・ワークスペースオーナー

⚠️ クラブの管理権限を持つユーザーでも閲覧できません。次の「活動詳細の閲覧設定」とは異なり、この設定は管理権限よりも優先されます。

⚠️ 同じラベルを持つスタッフ・指導者どうしでも、互いの活動報告は閲覧できません。

※ 非公開の対象になったご本人は、他の指導者の活動報告を通常どおり閲覧できます。

※ 活動詳細・活動報告の一覧など、指導者が活動報告を確認する画面すべてに適用されます。

※ ラベルを1つも選択していない場合は、これまでどおりすべての活動報告が表示されます。

🐾 ラベルをまだ作成していない場合は、先に「ユーザーラベル設定」でラベルを作成し、対象のスタッフ・指導者に付与してください。

👀 担当外の指導者にも活動詳細を表示する

ONにすると、活動の担当に登録されていない指導者も、活動詳細ページ全体を閲覧できます。

OFFの場合、担当外の指導者には基本情報のみが表示されます。

📖 OFFでも閲覧できる項目（基本情報）

・活動名

・実施日時

・場所

・ステータス（開催前 / 開催中 / 開催済み / 中止 など）

・クラブ

・備考

・作成者

🔒 OFFのとき閲覧できなくなる項目

・担当指導者の一覧

・生徒の出欠状況

・指導者向け項目（指導者向け連絡事項など）

・生徒向け項目（持ち物・練習メニュー・連絡事項など）

・活動報告の内容

・経費・チェックイン情報（ワークスペースオーナー・管理者のみ閲覧可）

・添付ファイル など

📅 担当外の指導者にも活動予定一覧にすべての予定を表示する

ONにすると、活動の担当に登録されていない指導者も、すべての予定をカレンダー・活動予定一覧で確認できます。

OFFにすると、担当（依頼中を含む）に登録されている予定のみが表示され、担当外の予定はカレンダー・活動予定一覧に表示されなくなります。

💡 担当している活動だけを表示したい場合や、他の指導者の予定を見せたくない場合にOFFにします。

※ ワークスペースオーナーおよびクラブの管理権限を持つユーザーは、この設定にかかわらず常にすべての予定が表示されます。

🎓 活動詳細で生徒の学校名・学年を表示する

ONにすると、活動詳細の「生徒の出欠回答」と「生徒の出欠登録」で、各生徒の所属学校名と学年を表示します。

学年は誕生日から自動算出された値を表示します。保護者が入力した学年と異なる場合は、両方を表示します。

OFFのときは表示されません。

💡 出欠を登録・確認する際に、学校名や学年で生徒を見分けやすくなります。

🐾 学年の表示形式（中学生を「7年生」などで表示するか）は、「ワークスペース基本設定」の「中学の学年を年生表示にする」で設定できます。

🔁 活動にジャンルを設定可能にする

ONにすると、予定の登録・編集時にジャンルを選択できるようになります。

OFFの場合、予定にジャンルの項目は表示されません。

📋 ジャンル一覧

「活動にジャンルを設定可能にする」をONにすると、ジャンル一覧が表示されます。予定登録時に選べるジャンルをここから管理します。

各ジャンルには以下の項目を設定できます。

名前：100文字以内（必須）

説明：100文字以内（任意）

色：カラーピッカーから選択

※ ジャンルを削除しても、そのジャンルが付与されている予定自体は削除されません。「ジャンル未設定」の状態になります。

➕ 場所を追加する

「場所を追加」をクリックし、場所を検索して選びます。登録できるのは100件までです。

⚠️ 同じ場所名は登録できません。Excelのテンプレートでは場所名で場所を特定するためです。同じ名前の施設が複数ある場合は、区別できる名前で登録してください。

🗑️ 場所を削除する

一覧のゴミ箱アイコンから削除できます。削除しても登録済みの予定の場所は変わりません。今後ダウンロードするExcelテンプレートの場所マスタから外れます。