ドキュメント
ドキュメント機能について説明します。
共有ドキュメント、マニュアル、リンク集などをワークスペースのメンバーに共有できます。画面上部のタブ「ドキュメント」から開きます。
※ドキュメントの作成・編集・削除はワークスペースオーナーのみが行えます。
📄 ドキュメントの種類
以下の3つの種類のドキュメントを作成できます。
ファイル
PDF・Excel・Word・PowerPoint・画像ファイルをアップロードして共有します。1つのドキュメントに10件・合計50MBまで添付できます。
テキスト
リッチテキストエディタで書式付きの文章を作成して共有します。
マニュアルやお知らせなど、直接閲覧できるコンテンツに適しています。
リンク
外部のURLを登録して共有します。
クリックすると新しいタブで開きます。
➕ ドキュメントを作成する
1. 新規追加を開始する
ドキュメント画面の「＋ 新規追加する」ボタンをクリックします。
2. 基本情報を入力する
以下の項目を設定します。
- タイトル（必須）：ドキュメントの名前
- 説明（24文字以内）（任意）：一覧に表示される短い説明
- シンボルアイコン（必須）：絵文字を選択します（一覧での識別に使用）
3. ドキュメントタイプを選択し、内容を入力する
「ファイル」「テキスト」「リンク」のいずれかを選択し、それぞれに応じた内容を入力・アップロードします。
ファイルの場合は「ファイルを選択」からアップロードします。続けて「ファイルを追加」を押すと、同じドキュメントに複数のファイルをまとめられます。
4. 共有権限を設定する
ドキュメントを閲覧できるメンバーの範囲を設定します（詳細は「公開範囲を設定する」を参照）。
5. 上部に固定する（任意）
「上部に固定する」にチェックを入れると、ドキュメント一覧の上部に固定表示されます。
6. 作成する
最後に「作成する」をクリックすると、ドキュメントが追加されます。
🔒 公開範囲を設定する
ドキュメントごとに、閲覧できるメンバーの範囲を「共有権限」で設定できます。
- 全員：ワークスペースのすべてのメンバーが閲覧可能
- 保護者のみ：保護者アカウントのみ閲覧可能
- スタッフと指導者全員：スタッフと指導者が閲覧可能
- スタッフのみ：ワークスペースオーナー（運営スタッフ）のみ閲覧可能
- クラブ指定：特定のクラブのメンバーに限定
- ラベル指定：選んだユーザーラベルが付いているスタッフ・指導者に限定
「クラブ指定」を選ぶと、クラブの一覧が表示されます。共有したいクラブにチェックを入れ、右側のボタンからそのクラブの公開先を選びます。
公開先は「管理権限」「指導権限」「閲覧権限」（指導者）と「保護者」「生徒」から複数選べます。クラブごとに違う組み合わせを設定できます。
⚠️ 公開先が空のクラブは作れないため、最後の1つのチェックは外せません。そのクラブへの共有をやめる場合は、クラブのチェックを外してください。
「ラベル指定」を選ぶと「共有するラベルを選択」が表示されます。クラブをまたいで、特定の役割の人たちだけに見せたいときに使います。共有したいラベルにチェックを入れてください。
選んだラベルのどれか1つでも付いているスタッフ・指導者が閲覧できます。ワークスペースオーナーは、ラベルに関係なく閲覧できます。
⚠️ 保護者・生徒は、ラベルが付いていても閲覧できません。
⚠️ ラベルを1つも選ばずに保存すると「ラベルを1つ以上選択してください。」と表示され、保存できません。ラベルが1つも作成されていないときは「ユーザーラベルが設定されていません。先にユーザーラベル設定でラベルを作成してください。」と表示されます。
⚠️ 選んでいたラベルを削除すると、そのラベルは共有先から外れます。すべてのラベルが外れたドキュメントは、ワークスペースオーナーだけが閲覧できます。
🐾 ラベルの作成と付与はユーザーラベル設定をご確認ください。
📂 ドキュメントを開く
一覧のカードをクリックすると、ファイルが開きます（リンクの場合は新しいタブで開きます）。
添付が複数あるドキュメントでは、どのファイルを開くかを選ぶダイアログが表示されます。
🔍 一覧のカードには、添付が複数あるときにアイコンの右上に「＋件数」が表示され、下部に件数と合計サイズ、更新日が表示されます。
⚠️ 閲覧できる権限が無いドキュメントのリンクを開くと、「このドキュメントは閲覧できません」と表示されます。
✏️ ドキュメントを編集・削除する
ドキュメント一覧で、各ドキュメントの「︙」メニューから編集・削除ができます。
編集する
タイトル・説明・シンボルアイコン・内容・共有権限・上部への固定など、すべての項目を変更できます。
ファイルの場合は、添付を追加したり、個別に外したりできます。
削除する
ドキュメントを削除します。削除すると元に戻せません。
アップロードされたファイルも合わせて削除されます。
🔗 リンクを取得する
各ドキュメントの共有用リンクを取得できます。
ドキュメント一覧の各ドキュメントカード右下の「︙」メニューから「リンクをコピー」を選択すると、そのドキュメントのリンクがクリップボードにコピーされます。
取得したリンクをメッセージの入力欄に貼り付けて送信すると、「ドキュメントカード」としてメッセージに表示できます。
🐾 メッセージでのドキュメントカード送信についてはこちら
🔍 検索・フィルター
ドキュメント一覧上部の検索バーから、タイトル・説明で検索できます。テキストのドキュメントは本文も検索の対象になります。
種類別フィルター（すべて / ファイル / テキスト / リンク）で絞り込むこともできます。
📁 個人ドキュメントについて
メンバーごとに個別のドキュメント（契約書等）を提供することもできます。
個人ドキュメントは、スタッフ・指導者管理のカスタムフィールドから設定します。
設定されたドキュメントは、各メンバーの「アカウント設定」＞「個人ドキュメント」に表示されます。