休会・再開申請管理

📌 休会申請と再開申請のしくみ

保護者がアプリの「休会・再開申請」画面から手続きを行うと、その内容がこの画面に届きます。

保護者は、お子さん（生徒）ごと・クラブごとに休会・再開を申請します。1人のお子さんが複数のクラブに所属している場合、休会・再開するクラブを選んで申請できます。

• 休会申請：扱いはワークスペースの設定によって変わります。
  • 即時反映（「休会申請に管理者の承認を必要とする」がOFF）：保護者が申請した時点で、対象クラブはすぐに「一時休止中」になります。この画面には、その記録（誰が・どのお子さんを・どのクラブで・なぜ休んだか）が届きます。
  • 承認制（同設定がON）：保護者の申請は「承認待ち」になり、この画面で管理者が承認した時点で「一時休止中」になります。承認されるまで、対象クラブは通常どおり利用できます。却下した場合は休会になりません。
• 再開申請：休会中のお子さんを再開したいとき、保護者が再開希望日を添えて申請します。再開は承認制で、運営・管理者が再開日を確定して初めて再開されます。

💡 即時反映の設定では、休会は「報告（事後確認）」、再開は「申請（承認が必要）」という違いがあります。承認制の設定にすると、休会も再開と同じように「申請（承認が必要）」になります。

🔍 保護者は、休会の申請に休会希望日（任意・本日以降）を付けられます。指定がないときと本日のときは、上の説明のとおりです。明日以降の日付のときは、次のようにその日の0時から休会になります。

• 即時反映のとき：申請と同時に、希望日の0時の休会予約が作られます。それまでは通常どおり利用でき、この画面には「未確認」の申請として届きます
• 承認制のとき：管理者が承認した時点で、希望日の0時の休会予約が作られます。承認した日が希望日以降のときは、予約にはならず、承認と同時に休会になります

休会した状態（クラブ単位の「一時休止中」）が、メンバーにとってどういう状態になるのかは生徒・保護者のステータスについての「🟡 一時休止中」をご確認ください。

📋 休会申請一覧の見方

休会申請一覧テーブルには以下の情報が表示されます。

• 申請日時：休会が申請された日時
• 申請者（保護者）：申請した保護者の名前。クリックすると保護者の詳細ページに移動できます
• 対象の子供：休会したお子さんの名前。クリックすると生徒の詳細ページに移動できます
• 対象クラブ：休会したクラブ。複数クラブをまとめて申請した場合は、それぞれバッジで表示されます
• 休会日：休会になった日です。休会予約の間は「◯/◯ 休会予定」とオレンジ色で表示され、保護者の希望日があれば下に「希望日 ◯/◯」と表示されます。承認待ちの申請は「希望日 ◯/◯」（希望日がなければ「—」）、予約を取り消した申請は「休会予約 取り消し済み」と表示されます
• 休会理由：理由の種別（怪我・体調不良 / 学業優先 / 長期不在 / その他）がバッジで表示されます。「理由を見る」から、保護者が入力した詳細を全文で確認できます
• 対応状況：現在の対応状況がバッジで表示され、最後に変更した担当者名と日時もあわせて確認できます
• メッセージルーム：申請者とやり取りするメッセージルームの状態です。まだ作っていない申請は「未立ち上げ」と「立ち上げる」、立ち上げ済みの申請はルームの状態（オープン / クローズ済み / 削除済み）と「開く」（または「参加する」）が表示されます（下記「申請者とメッセージルームでやり取りする」）
• 操作：即時反映のときは確認状況を変更する「変更」ボタン、承認制で承認待ちのときは「対応」ボタンが表示されます。承認済み・却下になった申請は「履歴」から履歴の閲覧のみで、それ以上の操作はできません

一覧上部の「対応状況」プルダウンで、すべての対応状況 / 未確認・承認待ち / 確認済み / 承認済み / 却下 から表示を絞り込めます。

🔍 「対応状況」プルダウンの横の「Excelダウンロード」については下記をご確認ください。

⚠️ 即時反映の設定では、休会はすでに反映済みです（希望日が明日以降の申請は、その日に反映されます）。ここで確認状況を変更しても休会の有効・解除には影響しません。「確認状況」は、運営側が内容を確認したかどうかを管理するためのものです。承認制の設定では、承認するまで休会になりません（下記「休会申請に対応する（承認制のとき）」をご確認ください）。

🔍 休会予約の変更・取り消しは、生徒詳細の「ステータスを変更」から行います（日時を指定して休会にする（休会予約））。生徒詳細から予約を取り消したり、すぐに休会にしたりすると、一覧の休会日は「休会予約 取り消し済み」と表示されます。

以下は即時反映の設定のときの画面です。

以下は承認制の設定のときの画面です。

✅ 休会申請に対応する（承認制のとき）

「休会申請に管理者の承認を必要とする」がONのとき、対応状況が「承認待ち」の申請には「対応」ボタンが表示されます。クリックすると「休会申請への対応」ダイアログが開きます。

ダイアログには、対象のお子さん・クラブ・休会理由・休会希望日（希望日がないときは「指定なし」）と、次の説明が表示されます。

承認すると、対象クラブが休会（一時休止）になります。却下すると休会にはなりません。いずれの場合も申請者（保護者）に通知されます。

休会希望日が明日以降の申請では、説明が「承認すると、休会希望日（◯/◯）の0時に対象クラブが休会（一時休止）になります（休会予定として生徒詳細から変更・取り消しできます）。」に変わり、ボタンは「承認して休会を予約する」になります。

⚠️ 承認済み・却下になった申請は、それ以上の操作はできません。ダイアログでは履歴の閲覧のみになります。

💡 コメントは保護者のアプリの「休会申請の状況」に「クラブからのコメント」として表示され、通知メールにも掲載されます。却下する理由や、休会開始のご案内を書き添えるとトラブルを防げます。

✏️ 確認状況を変更する（即時反映のとき）

「休会申請に管理者の承認を必要とする」がOFF（即時反映）のとき、休会申請の「変更」ボタンをクリックすると、「確認状況の変更」ダイアログが表示されます。休会はすでに反映済みなので、ここでは運営側の確認状況を記録します。

🔄 対応状況の種類（休会申請）

休会申請の対応状況には以下の5つがあります。

• ⚪️️ 未確認：即時反映で届いた休会の記録の初期状態
• 🟡 承認待ち：承認制で届いた休会申請の初期状態。まだ休会にはなっていません
• 🔵 確認済み：即時反映で届いた記録を運営側が確認した状態
• 🔵 承認済み：承認制の申請を承認し、休会（一時休止）になった状態
• 🔴 却下：承認制の申請を却下した状態。休会にはなりません

📨 保護者への通知

承認制の休会申請を承認・却下すると、申請した保護者にのみ通知が届きます（することリスト・プッシュ通知・メールの3つ）。

• 通知のタイトルは「休会申請が承認されました」「休会申請が承認されませんでした」です。休会予約になったときは、本文に「◯/◯から休会となります。」と入ります
• メールの件名は「b+｜休会申請承認のお知らせ｜（ワークスペース名）」「b+｜休会申請の結果のお知らせ｜（ワークスペース名）」です
• ダイアログでコメントを入力すると、通知の本文末尾に「クラブからのコメント:」として表示されます

🔍 この通知は保護者側の通知設定に表示されず、ON/OFFの切り替えはできません。承認・却下すると必ず届きます。

💬 申請者とメッセージルームでやり取りする

休会の理由や再開の見込みを確認したいときは、休会申請から申請者（保護者）とのメッセージルームを立ち上げられます。手順は退会申請と同じです。

1. 休会申請一覧の「メッセージルーム」列の「立ち上げる」をクリックします。「メッセージルームの立ち上げ」に、申請の内容（対象の子供・対象クラブ・休会理由など）と参加するメンバーが表示されます。

2. 必要に応じて「一緒に入れるメンバー（任意）」でほかのワークスペースオーナーや、申請者が所属するクラブの指導者を選び、「最初の返信（任意）」を入力します（入力すると立ち上げと同時に送信され、相手に通知が届きます。空のままなら通知は届きません）。

3. 「立ち上げる」をクリックすると、「（申請者）さん_休会申請（対象の子供）」というルームが作られて開きます。休会申請の内容は申請者の発言として1通目に投稿され、ルームの上部にも申請の内容が表示されます。

⚠️ 対応状況を「確認済み」「承認済み」「却下」にすると、ルームは自動でクローズされます。自動でクローズされたルームは、対応状況を戻すと再開されます。休会申請では、ルームを立ち上げても対応状況は変わりません。

🔍 ほかの方が立ち上げたルームに入っていない場合は「参加する」が表示され、「自分も参加する」でルームマネージャーとして加われます。画面や操作の詳しい説明は退会申請管理の「申請者とメッセージルームでやり取りする」をご確認ください。

⚠️ 再開申請からはメッセージルームを立ち上げられません。

📋 再開申請一覧の見方

再開申請一覧テーブルには以下の情報が表示されます。

• 申請日時：再開が申請された日時
• 申請者（保護者）：申請した保護者の名前。クリックすると保護者の詳細ページに移動できます
• 対象の子供：再開したいお子さんの名前。クリックすると生徒の詳細ページに移動できます
• 対象クラブ：再開を希望する（休会中の）クラブ
• 再開希望日：保護者が希望した再開日
• 再開日：運営側が確定した再開日。未確定の場合は「-」と表示されます
• 対応状況：対応状況がバッジで表示され、担当者名・日時・メモもあわせて確認できます
• 操作：未対応・再開日確定の申請に表示される「対応」ボタン（再開日確定済みの場合は「再開日を変更」）

一覧上部の「対応状況」プルダウンで、すべての対応状況 / 未対応 / 再開日確定 / 再開済み / 却下 から表示を絞り込めます。プルダウンの横の「Excelダウンロード」で一覧をExcelに出力できます（Excelダウンロード）。

✏️ 再開申請に対応する

再開申請の「対応」ボタンをクリックすると、対応ダイアログが表示されます。ここで再開日の確定または却下ができます。

ダイアログ上部には、対象のお子さん・クラブ・保護者の再開希望日が表示されます。

再開日を確定する

「再開日」を入力し、コメントを記入して「再開日を確定する」をクリックします。

• 再開日：本日以降の日付を指定します。初期値には保護者の再開希望日が入っています（希望日が過去になっている場合は本日が入ります）
• コメント：再開日の確定時は必須です。入力した内容は申請者（保護者）に通知・表示されます

💡 確定した再開日になると、対象クラブの休会は自動的に解除されます。再開日に本日を指定すると、その場で即時に再開されます。

一度確定した後でも、対応状況が「再開日確定」の間は「再開日を変更」から日付を変更できます。

⚠️ 「再開済み」「却下」になった申請は、それ以上の操作はできません（操作欄は「-」になります）。

🔄 対応状況の種類（再開申請）

再開申請の対応状況には以下の4つがあります。

• ⚪️️ 未対応：再開申請が届いた初期状態
• 🟡 再開日確定：再開日を確定した状態。確定した日付になると自動で再開されます
• 🔵 再開済み：再開日を迎え、クラブの休会が解除された状態
• 🔴 却下：再開申請を却下した状態

📥 Excelダウンロード

休会申請一覧・再開申請一覧の「対応状況」プルダウンの横にある「Excelダウンロード」をクリックすると、表示している一覧をExcelファイル（休会申請一覧_日付.xlsx / 再開申請一覧_日付.xlsx）でダウンロードできます。

「対応状況」で絞り込んでいる場合は、その条件が反映されます。ページ送りは関係なく、条件に合う全件が含まれます。

ダウンロードを始めると、画面右下に進行状況が表示されます。作成中は「Excelファイルを作成しています…」と表示され、そのまま他の画面で作業できます（ページを再読み込みしたりタブを閉じたりすると中止されます）。完了すると「ダウンロードが完了しました」と表示されます。ファイルが保存されない場合は、表示の「こちら」から保存してください。

Excelには次の項目が含まれます。

・休会申請一覧：申請日時／申請者（保護者）／対象の子供／対象クラブ／メールアドレス／電話番号／休会理由（選択）／休会理由（詳細）／休会希望日／対応状況／休会反映日時／休会予定日／対応メモ／対応状況更新日時／対応者

・再開申請一覧：申請日時／申請者（保護者）／対象の子供／対象クラブ／再開希望日／再開日／メールアドレス／電話番号／対応状況／再開反映日時／対応メモ／対応状況更新日時／対応者

🔍 対応状況は画面と同じ表示です。承認制で、まだ承認されていない休会申請は「承認待ち」と出力されます。複数のクラブにまたがる申請は、クラブ名が「、」区切りで入ります。「休会予定日」には、休会予約の間は予定日が入り、予約を取り消した申請は「取り消し済み」と出力されます。

⚠️ 別のダウンロードが進んでいる間は、ボタンが「ダウンロード中…」になり押せません。

🔗 メンバーのステータスとの関係

休会は、メンバーのクラブ単位のステータス「一時休止中」に対応します。複数クラブに所属している場合は、休会したクラブだけが一時休止中になり、それ以外のクラブは通常どおり利用できます。

一時休止中のメンバーが使える機能・使えない機能や、兄弟姉妹・保護者との連動ルールについては生徒・保護者のステータスについてをご確認ください。

🐾 この画面は保護者から申請された休会・再開を扱います。運営側からメンバーのステータスを直接「一時休止」「有効」に切り替える操作は、生徒・保護者のステータスについておよび生徒・保護者管理から行えます。完全に退会する手続きについては退会申請管理をご確認ください。

🐾 休会申請を受け付けるかどうか、承認を必要とするかどうかは休会・再開申請設定で切り替えられます。